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January 13, 2020 09:04

忘れないためで終わらせない、資産化するためのToDo管理の方法

リスト化してチェックをつけるだけで終わっていませんか

よくあるToDoタスク管理は、直近でやるべきことをリスト化し、終了したものにチェックをつけて消去するというものです。しかしながら、ToDo管理はうまくやらないと、仕事の能率を下げてしまいかねません。

Lifehackerの実は逆効果? ToDoリストで犯しがちな8つの間違いの記事にもある通り、

  • 各タスクの所用時間を記入しない
  • ToDoリストの作成方法をたびたび変更する
  • すぐできるタスクばかり記入する
  • 当日にToDoリストを作る
  • 想定外のことに臨機応変に対応できない
  • タスクとプロジェクトを同列に扱う
  • 具体性に欠ける記入の仕方をする
  • 達成不可能な目標ばかり記入する

など、間違った方法でToDo管理をすると仕事の能率を逆に下げてしまうツールになってしまいます。それゆえ、あれこれとアプリを試したりノート手書きにして見たものの、結局記録の管理が難しくなって習慣にならないといった状況に至った経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

ToDoタスク管理を資産化するには?

上記のような課題を解決するためのToDoタスク管理を、Dendoronで実現するための方法を紹介します。
ToDo管理アプリとしては、次のような要件を満たしていれば、上の問題を解決することができるでしょう。

  • 課題の下にきちんとメモを残せる
    • 所要時間だとか、優先順位、課題を終わらせるために参考になる資料など、メモを添えられるだけでより良いタスク管理ができそうです。
    • また終了したタスクに新たに勉強した内容や、自分のアイデアを書き足しておけば、後々にも残る情報資産として管理できるはずです。
  • タスクの優先順位の変更や、ブレイクダウンがしやすい
    • タスクの優先順位に応じて、順番が入れ替えられると便利です。またタスクはしばしば完全に終わった状態だったり、pending状態だったり、おおよそ検討がついたけどまだ終わってない状態だったりしますので、見出しをつけておけば、どういった段階にあるのか一目瞭然にできます。
    • 大きく、精神的負荷の高いタスクは適宜、より小さい実行可能なタスクにブレイクダウンすることがタスクを片付けるコツです。階層構造を持たせたタスクマネジメントができれば、タスクの構造を把握したまま、手をつけるべき作業にフォーカスしやすくなるでしょう。
  • 終了したタスクを検索しやすい状態にしておく
    • 終了したタスクの記録が残らないのはもったいないです。仕事のタスクは繰り返されるものも多いため、終了したタスクにメモを残しておいて、あとで検索できるようにしたいものです。またそれらを整理できるようにもしておくべきです。

情報管理アプリ「Dendoron」を使ったToDoタスク管理

情報管理アプリ:Dendoron上でタスク管理を行う方法を具体的に紹介します。Dendoronはカード単位での情報分割を前提とした情報管理ツールであり、上のような既存のシンプルなToDo管理アプリの欠点を補う使い方が可能です。

旅行関連ウェブサイトを例にしたタスク管理の方法

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今回は旅行関連ウェブサイトの集客プロジェクトに携わっているとフロントエンドエンジニアという想定でのデモです。ポイントは以下です。

  • 課題/ToDo/レビュー状態/完了という4つのタスクステータスを分け、ステータスに応じて状態を管理
    • 課題という前提条件をしっかり記述しておき、なんのための仕事なのか明確にします
    • ToDoは課題と関連づけて、なるべく細かい単位で極力具体的に記述します。
    • 一旦レビューを待っているなど、終わりきっていないタスクは専用のステータス下に配置します
    • 完了したものは完了ステータスに一時的に配置しておくことで、終わったタスクをしっかりと把握できます。すぐに消去せずに、役立った情報やアイデアを追記しておくことで、後々にも身のある振り返りができるようになります。
  • 課題の階層構造を作ることで、大きな課題をブレイクダウンする
    • 本事例では「旅行記事内のランディングページへの導線リンクを追加する」というタスクがありますが、デザイン部門との連携、デザインの実際のコーディングに分けてより詳細で具体的なタスクにブレイクダウンしています。取り掛かりにくいタスクは極力小さくて具体的な作業に分割するように心がけましょう。
  • 完了した要件には付随情報を追加し、アーカイブ化しておく
    • 本事例では、課題を完了するのに役に立ったウェブサイトのリンクを残しておいたり、参考コードのスニペットをメモ書きしておくことで、きっちりと課題完了を資産化することを目指しています。また別にアーカイブ用のボードにタスクを移動しておくことで、あとで簡単に共有したり、振り返りができるようにしています。

まとめ

  • 情報管理アプリ:Dendoronでは効率的なタスク管理をサポートできます
  • ToDo管理を片付けて終了ではなく、なんのためのタスクか?フィードバックを残すことで、より効果的なワークフローを構築できるでしょう
  • 今回は日々の業務管理という事例でしたが、勉強の進捗管理や、技術者の学習、研究メモ、プライベートのToDoなども効率的に活用できます